Інтегрований відкритий урок на тему: "7 кроків до успішної співбесіди"
Вас запросили на співбесіду? Отже, ваша кандидатура зацікавила роботодавця, і ви пройшли етап заочного оцінювання.
Співбесіда при прийомі на роботу – це наступний крок до працевлаштування.
До співбесіди необхідно заздалегідь підготуватися.
Як саме?
Зараз довідаєтеся!
1. Джерела
комплектування та склад документів архіву
1. Основними джерелами комплектування
архіву є: структурні підрозділи
установи,
підпорядковані установи, фізичні особи.
2. Документи з різними видами
матеріальних носіїв інформації повинні
зберігатися
в архіві установи окремо.
3. Архів управлінської документації
зберігає:
закінчені
в поточному діловодстві документи постійного та тривалого
(понад
10 років) зберігання, створені структурними підрозділами;
документи
з кадрових питань (особового складу) працівників установи;
документи
установ-попередників;
документи
підпорядкованих установ, що ліквідовані;
документи
особового походження працівників установи, які відіграли
певну
роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її
окремого
регіону, що надійшли на підставі заяви їх власника;
друковані
видання, що доповнюють архівні документи, необхідні для
науково-методичної
та інформаційно-довідкової роботи архіву;
довідковий
та обліковий апарат до архівних документів.
2. Вимоги до оформлення
справ, що підлягають архівному зберіганню
1. Справи установи підлягають
оформленню під час їх заведення у
діловодстві
та під час підготовки їх на архівне зберігання.
2. Оформлення справ здійснюється
працівниками структурних підрозділів
під
методичним керівництвом служби діловодства та архіву установи (особи,
відповідальної
за архів).
3. Залежно від строків зберігання
документів здійснюється повне або
часткове
(спрощене) оформлення справ.
Документи тимчасового зберігання, сформовані
у справи, зберігаються у
теках
(папках) із зав’язками, швидкозшивачах, не підшиваються і не
нумеруються
(за винятком первинної бухгалтерської документації та
документів
з грифом «Для службового користування» та іншими грифами
обмеженого
доступу), уточнення елементів оформлення обкладинки не
проводиться.
Оформлення справ постійного і тривалого
(понад 10 років) зберігання, у
тому
числі справ з кадрових питань (особового складу), передбачає
систематизацію
документів у справі, нумерацію аркушів у справі, складання (у
разі
потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність
засвідчувального
напису справи про кількість аркушів і про особливості
фізичного
стану та формування справи, підшивання або оправлення справи,
оформлення
обкладинки (титульного аркуша) справи.
4. Систематизація документів у справі
передбачає розміщення документів
за
хронологією надходження або створення (від січня по грудень).
5. Нумерація аркушів справ
здійснюється з метою забезпечення
збереженості
та закріплення порядку розташування документів, уключених у
справу.
Усі аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою
нумерацією
в правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним
нумератором.
Аркуші засвідчувального напису та внутрішнього опису
нумеруються
окремо. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для
нумерації
аркушів справи, аркушів засвідчувального напису та внутрішнього
опису
забороняється.
Аркуші справ, що складаються з декількох
томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.
Фотографії, креслення, діаграми та інші
ілюстративні документи, що є
окремими
аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому
верхньому
куті.
Аркуш формату, більшого, ніж формат А4,
підшивається з одного боку і
нумерується
як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на
формат
А4.
Аркуш з наглухо наклеєними документами
(фотографіями, вирізками,
виписками
тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні
одним
боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то
кожен
документ нумерується окремо.
Підшиті у справи конверти з укладеннями
нумеруються валовою
нумерацією
аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім
кожне
вкладення в конверті.
Підшиті у справи документи з власною
нумерацією аркушів зберігають
таку
нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у
справі.
У разі наявності багатьох помилок у
нумерації аркушів справи в
діловодстві
здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери
закреслюються
однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.
У
разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи
допускається
застосування літерних номерів аркушів (135-а, 135-б тощо).
6. Внутрішній опис документів
складається до деяких категорій справ, що
містять
унікальні документальні пам’ятки, документи з грифом «Для
службового
користування», особові, судово-слідчі справи, справи, назви яких
не
повністю розкривають їх зміст. Необхідність складання внутрішнього опису
документів
деяких справ визначається інструкцією з діловодства установи.
Внутрішній
опис (додаток 16) складається на окремому аркуші за формою,
що
містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати,
заголовки
та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.
До внутрішнього опису складається
підсумковий запис, у якому
наводяться
цифрами та словами кількість документів, що включені до опису, та
кількість
аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його
укладачем.
Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього
опису,
то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки
справи.
Зміни складу документів справи
(включення додаткових документів, їх
виключення,
заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі
«Примітки»
із посиланням на відповідні документи (накази, акти тощо) і до
внутрішнього
опису складається новий підсумковий запис.
7. Засвідчувальний напис справи
складається з метою обліку кількості
аркушів
у справі та фіксації особливостей їх нумерації.
Засвідчувальний напис складається на
окремому аркуші, що
вміщується
в кінці справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали,
звіти
тощо) – на зворотному боці останнього чистого аркуша.
У засвідчувальному написі зазначаються
цифрами і літерами кількість
аркушів
у справі та окремо через знак «+» (плюс) кількість аркушів
внутрішнього
опису, якщо він є.
У засвідчувальному написі застерігаються
такі особливості нумерації
документів справи:
наявність літерних та пропущених номерів
аркушів;
номери аркушів з наклеєними
фотографіями, кресленнями, вирізками
тощо;
номери великоформатних аркушів;
Засвідчувальний напис підписується
особою, яка його склала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження
аркушів, заміна документів копіями, приєднання нових документів тощо)
зазначаються у засвідчу вальному написі із посиланнями на відповідний
виправдовувальний документ (наказ, акт).
У разі значного обсягу перенумерації
аркушів у справі в кінці її
складається
новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис
закреслюється
і зберігається у справі постійно.
8. Оправлення справ здійснюється з
метою збереження їх фізичного стану. Документи, що містяться у справі,
підшивають на чотири проколи
спеціальними
суровими нитками або дратвою. Справи постійного, тривалого
(понад
10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу)
оправляються
у тверду обкладинку з картону. При цьому металеві скріплення
(скріпки,
шпильки) вилучаються з документів.
Під
час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється
торкатися
їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх
лівого
краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої
якості,
що й носії тексту документів.
У разі наявності у справі незатребуваних
особистих документів (трудових
книжок,
посвідчень, дипломів, атестатів, свідоцтв тощо) ці документи
вкладаються
в конверт, який підшивається до справи. Якщо таких документів
значна
кількість, вони вилучаються зі справи і на них укладається окремий
опис.
9. Оформлення обкладинок (титульних
аркушів) справ постійного,
тривалого
(понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу)
виконують
за формою, наведеною в додатку 18 до цих Правил. Титульні аркуші
рекомендується
виготовляти друкарським способом і заповнювати змінну
інформацію
від руки.
Перед передаванням справ до архіву
установи в текст на їх обкладинках
(титульних
аркушах) вносяться необхідні уточнення, перевіряється
відповідність
заголовків справ на обкладинках (титульних листах) змісту
підшитих
документів (зміст документів справи відображається у заголовку
чітко,
стисло, узагальнено, без втрати конкретних характеристик об’єкта
описування).
У разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості
(проставляються
номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки
на
наявність копій документів у справі). Заголовок справи на обкладинці має
відповідати
заголовку в описі справ структурного підрозділу.
На обкладинках справ (титульних аркушах)
проставляються дати
документів,
уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів
(частин),
то на кожному з них проставляються крайні дати документів (початку
та
закінчення справ).
У разі зазначення точних календарних дат
зазначаються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами,
назва місяця пишеться словом.
Якщо
у справу включено документи (додатки тощо), дати яких виходять за
крайні
дати справи, то нижче дати справи з нового рядка робиться про це запис
«У
справі є документи за ____ роки». Дати можуть не зазначатися на
обкладинці
(титульному аркуші) справ, що містять річні плани та звіти,
оскільки
вони відображені у заголовках справ.
На
обкладинках справ (титульних аркушах) зазначають кількість аркушів
у
справі відповідно до засвідчувального напису (без врахування аркушів
внутрішнього
опису та засвідчувального напису).
На
обкладинці справи в правому верхньому куті та нижньому лівому куті
зазначається
архівний шифр справи (за погодженням з архівом установи
номери
зведеного опису і архівного фонду, номер справи за зведеним описом
проставляються
в архіві після затвердження зведеного опису справ). Для
проставлення
архівного шифру може застосовуватися штамп.
У разі зміни найменування установи (її
структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або
під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на
обкладинці справи (титульному листі) зазначається нове найменування установи
(структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
Написи на обкладинках справ постійного
та тривалого (понад 10 років)
зберігання
робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою.
У разі вміщення у справу належним чином
оформленого титульного
аркуша,
виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи
зазначаються
лише номери архівного фонду, опису і справи. Забороняється
наклеювання
титульного аркуша на обкладинку справи.
Автор видалив цей коментар.
ВідповістиВидалити